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Digitale Flipcharts und Whiteboards als neues Notiz-Tool

Flipcharts und Whiteboards sorgen dafür, dass verschiedenste Arten von Informationen großflächig festgehalten werden können. Vor allem im Büro- und Schulalltag und während Konferenz sowie Meetings sind die riesigen Notizblöcke im Einsatz. Im Zeitalter der Technologie müssen diese allerdings nicht mehr länger aus Papier bestehen und mit schnell austrocknenden Stiften beschrieben werden. Digitale Flipcharts und digitale Whiteboards sind auf den Vormarsch und erleichtern das Erfassen und Informationen, Gedanken und Vorschläge wesentlich einfacher.

Was ist ein digitales Flipchart bzw. digitales Whiteboard?

Flipcharts und Whiteboards dienen dazu, verschiedenste Gedanken, Vorhaben oder Informationen großflächig festzuhalten. Hierzu werden allerdings laufend neues Papier und bestimmte Stifte benötigt. Inzwischen existieren als Alternative zur klassischen Variante das sogenannte digitale Flipchart sowie digitale Whiteboard.


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Modell Samsung FLIP WM55H 55IN UHD S-PVA, (55 Zoll)SMART kapp 84 // Digitales Flipchart & Whiteboard
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HerstellerSamsungSmartKapp
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Anders als bei der Standardausführung benötigten elektronische Flipcharts und Whiteboards keine zusammenhängende Papierblätter oder abwischbare Stifte für die Benutzung. Die Boards speichern die vermerkten Informationen, sodass sie anschließend jederzeit zugriffsbereit sind. Aufgrund des Touchdisplays werden außerdem keine spezifischen Werkzeuge für die Benutzung benötigt. Digitale Flipcharts und Whiteboards lassen sich einfach mit dem Finger bedienen, sodass zahlreiche Personen gleichzeitig mit ihnen arbeiten können.

 

Digitales Flipchart Tools

Digitales Flipchart Tools

Ergänzend erhält der User weitere Tools, welche praktische Zusatzanwendungen direkt auf den Boards aktivieren. Die genaue Werkzeug- und App-Palette unterscheidet sich je nach Hersteller, sodass die digitalen Schreibunterlagen verschiedene Funktionen beinhalten. Beispielsweise lassen sich die festgehaltenen Informationen via App live auf andere Geräte wie etwa Computer, Smartphones oder Tablets streamen und dadurch zahlreichen Usern zugänglich machen. Im Gegensatz zur Standardversion können die Informationen ortsunabhängig ausgetauscht werden. Ebenfalls ist es möglich, die erfassten Informationen als PDF für spätere Verwendungszwecke zu speichern, nachträglich zu bearbeiten und anderen Personen zugänglich zu machen. Ob die Dateien via Mail verschickt oder auf einer Cloud gespeichert werden, entscheidet der Benutzer des digitalen Flipcharts dabei selbstständig.

Die Benutzung von digitalen Flipcharts und digitalen Whiteboards

Digitale Flipcharts und Whiteboards finden in zahlreichen Situationen vor allem im Arbeitsalltag Verwendung. Die Benutzung der digitalen Notizblöcke ist hierbei für jeden Anwender äußerst simpel gehalten. Gleich wie bei herkömmlichen Flipcharts und Whiteboards lassen sich verschiedenste Informationen, Gedankengänge, Pläne, Ideen oder Wünsche auf den Boards festhalten. Die Technologie hinter digitalen Flipcharts allerdings erweitert die Standardfunktion von Whiteboards und Flipcharts wesentlich. Sämtliche erfasste Wörter und Grafiken lassen sich praktisch mit eigenen Apps erweitern. Unternehmen nehmen erhalten zum Beispiel die Möglichkeit, sämtlichen Mitarbeitern im In- und Ausland Zusammenfassungen von Meetings oder Konferenzen zugänglich zu machen. Im Schulalltag hingegen können Lehrer und Lehrerinnen anstelle der normalen Tafel digitale Flipcharts und digitale Whiteboards nutzen, um Unterrichtsmitschriften als PDF zu speichern und anschließend allen Schülern und Schülerinnen zukommen zu lassen.

Vor- und Nachteile der digitalen Notizboards

Vor- und Nachteile der digitalen Flipcharts

Vor- und Nachteile der digitalen Flipcharts

Obwohl sich die Verwendung von digitalen Flipcharts und digitalen Whiteboards grundsätzlich nicht von der herkömmlichen Ausführung unterscheiden, besitzen die elektronischen Versionen mehrere Vor- sowie Nachteile gegenüber der Papiervariante. Bezüglich Vorteile bietet das elektronische Flipchart die Möglichkeit, ortsunabhängig Gedanken, Informationen und Ideen zu erfassen. Folglich können Personen an verschiedenen Standorten auf der gesamten Welt durch die Live Stream Funktion auf die Informationen zugreifen und aktiv an Meeting und Präsentationen teilnehmen. Jeder erfasste Inhalt des digitalen Flipcharts lässt sich über verschiedenste Endgeräte wie etwa das eigene Smartphone oder Tablet aufrufen. Dadurch müssen die Empfänger der Informationen nicht mehr eigenständig mitschreiben, um die Inhalte zu einem späteren Zeitpunkt wiederverwenden zu können. Alle erfassten Inhalte lassen sich dabei nicht nur streamen, sondern praktisch im PDF-Format speichern. Dadurch werden sie nicht nur vermerkt. Sie können verschickt und zu einem anderen Zeitpunkt bearbeitet werden. Somit können Konferenzen, Meetings oder Treffen dazu dienen, konkrete Pläne zu gestalten, welche anschließend schriftlich noch genauer ausgebaut werden.

Digitale Flipcharts und Whiteboards benötigten zudem keinen Standhalterung. Sie können einfach an einer Wand montiert und direkt an das Stromnetz angeschlossen werden. Werden die elektronischen Varianten allerdings an verschiedenen Standorten oder in unterschiedlichen Räumen benötigt, sollte von einer Montage abgesehen werden. Im Gegenzug zur Papierversion werden außerdem keine Stifte oder Notizblöcke benötigt, um die Notizen festzuhalten. Durch das integrierte Touch Display lassen sich die digitalen Flipcharts und Whiteboards einfach mit dem Finger bedienen. Das Aufrufen von Apps wie etwa für Live Streams, das Speichern der Informationen und das Erstellen von neuen Dateien geschieht schnell mit der richtigen Berührung. Schreiben und Zeichnen lässt sich zudem mit zahlreichen Gegenständen durchführen. Ist kein Touch Display-freundlicher Stift zur Hand, können auch abgerundete Stifte, Holzstäbchen oder anderen nicht spitzen Gegenständen verwendet werden. Korrekturen lassen sich mittels Wischen umsetzen, wodurch nur äußerst selten neue Dateien während eines Benutzungsvorgangs aufgerufen werden müssen.

Bezüglich Nachteile stechen vor allem zwei große Punkte hervor. Zunächst handelt es sich beim digitalen Flipchart bzw. digitalen Whiteboard um eine elektronische Variante der Papierversion. Folglich wird eine dauerhafte Stromzufuhr benötigt, um das Flipchart bzw. Whiteboard verwenden zu können. Nur wenn das digitale Flipchart an ein Stromnetzwerk angeschlossen wird, können die zahlreichen Funktionen aktiviert werden. Zugleich schlägt sich sowohl die Anschaffung wie die Benutzung eines digitalen Flipcharts im Budget nieder. Im Vergleich zur Papierversion sind digitale Flipcharts und digitale Whiteboards relativ teuer, da sie nur wenige Hersteller bisher anbieten. Preise von mehreren Hundert bis Tausend Euro sind hierbei möglich. Vergleichsmäßig müssen bei Standard-Flipcharts und -Whiteboards häufig lediglich die Papierblöcke und die Stifte ersetzt werden. Vor allem kleine Unternehmen und Privatpersonen können sich zudem nur selten ein digitales Flipchart leisten, sodass die elektrischen Varianten hauptsächlich mittelständige und große Unternehmen ansprechen. Ergänzend muss der Strom bezahlt werden, mit welchem das digitale Flipcharts betrieben wird. Somit müssen Unternehmen, welche ein elektronisches Flipchart einsetzen möchten, zunächst viel Geld investieren, da sich die Anschaffung erst nach einiger Zeit rentiert.

Die wichtigsten Eigenschaften von digitalen Flipcharts und Whiteboards

Digitale Flipcharts und Whiteboards beinhalten die Standardfunktion der Papierversionen, erweitern diese praktisch mit der Technologie von heute. Die Nutzer können verschiedenste Informationen, Gedanken und Hinweise auf den digitalen Boards festhalten und diese jederzeit mit der integrierten Werkzeugpalette erweitern. Dadurch werden die erfassten Informationen nicht nur für eine spätere Benutzung gespeichert, sondern zugleich mehreren Usern gleichzeitig zugänglich. Die Informationen beschränken sich nicht nur auf das Board. Werden sie beispielsweise als PDF gespeichert, können andere User auf die erstellen Dateien nachträglich zugreifen. Viele Boards verfügen zudem über eine Streaming App. Mit dieser lassen sich alle erfassten Informationen live auf kompatible Geräte wie etwa Smartphones, Tablets oder Desktop-Computer streamen. Durch diese Funktion lassen sich internationale Konferenzen einfacher umsetzen, da sämtliche besprochene Inhalte sofort festgehalten und allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden können. Dies hilft vor allem Unternehmen, welche international arbeiten und Dateien schnell übermitteln möchten. Ergänzend können Mitarbeiter, welche zum Beispiel krankheitsbedingt nicht an unternehmensinternen Konferenzen oder Veranstaltungen teilnehmen konnten, mit Hilfe des digitalen Flipcharts auf die wichtigsten Informationen und Pläne zugreifen. Dasselbe gilt für Mitarbeiter im Ausland, welche ich persönlich an den Konferenzen und Meetings teilnehmen können.

Das integrierte Touch Display der digitalen Flipcharts und Whiteboards lässt sich nicht nur mit dem im Lieferumfang enthaltenen Schreibstift bedienen. Grundsätzlich können sämtliche abgerundete Gegenstände sowie die eigenen Finger zum Schreiben, Aufzeichnen und Bearbeiten verwendet werden. Je nach Modell und Hersteller verfügt das elektronische Flipchart zudem über einen eingebauten Näherungssensor. Beim Betreten des Raumes, in welchem sich das Flipchart bzw. Whiteboard befindet, aktiviert sich der Monitor automatisch. Auch das Herausnehmen des Schreibstiftes signalisiert, dass der Monitor sich eigenständig für den Gebrauch bereitmachen soll. Damit der Stift stets beim digitalen Flipchart bzw. Whiteboard ist, wurde eine eigene Halterung seitlich am Board angebracht. Insgesamt ist es bis zu vier Personen gleichzeitig möglich, am Board zu schreiben, zeichnen oder malen. Sollen die Meetings und Konferenzen durch Bilder sowie Videos unterstützt werden, lassen sich diese am Flipchart in 4K-Qualität abrufen. Zwei integrierte 10W Lautsprecher sorgen dafür, dass die Tonwiedergabe direkt über das digitale Flipchart bzw. Whiteboard geschieht. Die gesamte Benutzung des Boards ist ergänzend im Hoch- wie Querformat möglich. Somit lassen sich Videos, Bilder und Dateien in voller Größe darstellen, ohne dass das Medium gewechselt werden muss.

Nach jedem Arbeitsvorgang oder am Ende der Benutzung lassen sich die erfassten Inhalte speichern. Die Speicherung geschieht entweder direkt am Display oder in der Cloud, welche wiederum das Verteilen der Dateien via digitaler oder mobiler Kanäle ermöglicht. Alle Kanäle werden automatisch miteinander synchronisiert, sodass sämtliche Inhalte in Echtzeit abgerufen werden können. Sobald eine Änderung an einer Datei oder am digitalen Flipchart bzw. Whiteboard geschieht, zeigt sich diese augenblicklich. Damit Unbefugte aber keinen Zugriff auf die möglicherweise geheimen oder sensiblen Daten erhalten, wurde eine Schutzfunktion integriert. Jede Person mit Zugriffserlaubnis ist in der Lage, ein persönliches Passwort festzulegen. Mit diesem lassen sich die Dateien gesichert aufrufen, wobei sowohl die gesamte Anzeige des digitalen Flipcharts bzw. Whiteboards wie auch nur einzelne Inhalte ge- und entsperrt werden können.

Im Gegenzug zur Papierversion werden die einzelnen Seiten des digitalen Flipcharts nicht geblättert. Gleich wie am Computer, Smartphone oder Tablet scrollt der Nutzer durch die Inhalte. Bis zu zwanzig klar unterteilte Seiten können zur selben Zeit mittels Scrollen durchgesehen werden. Das elektronische Flipchart verfügt ergänzend über eigene Suchfunktion. Mit dieser lassen sich selbst bei großen Dateien bestimmte Diskussionspunkte zielgenau und schnell finden. Das Scrollen funktioniert zugleich nicht nur direkt am Board. Jeder Nutzer, welcher mit seinem Smartphone, Tablet oder Computer auf die Dateien bzw. das Flipchart zugreift, ist in der Lage, die Inhalte zu steuern. Somit ist ein zeitgleicher Fernzugriff stets möglich. Bei Bedarf lassen sich Dateien zudem ausdrucken.

Damit das digitale Flipchart bzw. Whiteboard volle Leistung in allen Anwendungssituationen bietet, wurden leistungsstarke Prozessoren sowie interne Speicherplatten integriert. Die internen Speichermöglichkeiten beinhalten die Möglichkeit, die Dateien lokal zu speichern, wodurch sie nicht sofort auf die Cloud geladen werden müssen. Je nach Hersteller sind zudem eigene Betriebssysteme möglich, welche vor allem die Konnektivität mit anderen Endgeräten ermöglich. Ergänzend verfügt das elektronische Flipchart über den Übertragungsstandard NFC. Somit sind drahtlose Übertragungen von kleineren Datenmengen wie etwa jenen von PDF- und Bilddateien über sehr kurze Dateien stets möglich. Müssen größere Datenmengen über längere Distanzen hinweg übertragen werden, bietet das Flipchart die Möglichkeit, auf die Dateien drahtlos via WLAN, per USB sowie per HDMI-Kabel auf diese zuzugreifen.

Einen passenden Hersteller finden

Da es sich bei elektronischen Flipcharts und Whiteboards um eine relativ neue Technologie handelt, werden passende Modelle nur von wenigen Herstellern geführt. Folglich ist die Auswahl beschränkt, wodurch ein Herstellervergleich verhältnismäßig leicht durchgeführt werden kann. Bekannte Hersteller von digitalen Flipcharts und digitalen Whiteboards sind unter anderem SmartKapp und Samsung.

 Samsungs digitales Flipchart mit Namen „Flip“ bietet ein 55 Zoll Touch-Display mitsamt 4 K Auflösung. Der Monitor ist lediglich fünf Zentimeter dünn. Insgesamt wiegt das elektronische Flipchart 28 kg, wobei sich ein Transport via befestigtem Vier-Rollen-Stand jederzeit durchführen lässt. Ergonomisches Schreiben lässt sich durch die 4,5 Grad Neigung nach hinten ebenso tätigen. Ergänzend besitzt das Board die Features eines Tablets, wodurch sich Apps und Features leicht aufrufen lassen. Aufgrund der InGlass-Technologie erhält der User das Gefühl, nicht auf einem glatten Bildschirm, sondern auf echtem Papier zu schreiben. Zudem erkennt das digitale Flipchart, wie viele Personen gleichzeitig auf ihm schreiben. Bis zu vier Personen zur selben Zeit ist es möglich, die zahlreichen Funktionen des elektronischen Flipcharts für Aufzeichnungen zu nutzen.

Das Standard-Whiteboad von SmartKapp hingegen ist als Modell mit 42“ oder 84“ Zoll erhältlich, wodurch für jedes Büro eine passende Größe gefunden werden kann. Das Board kommt mit Stiften, welche wie herkömmliche Schreiber für Standardwhiteboards aussehen. Ebenfalls verfügt das Whiteboard über eine glatte Oberfläche. Mittels Touch oder Stiften kann der User die unterschiedlichen Funktionen des intelligenten Boards aktivieren, um Inhalte in Echtzeit zu speichern und zu teilen. Mit dem Smart kapp iQ hingegen erhält der Benutzer ein interaktives Display mit den Maßen 55“ und 65“. Das iQ Whiteboard verfügt über dieselben Funktionen wie die Standardausführung, ist im gleichen Zug wesentlich leistungsfähiger. Zudem werden alle Informationen augenblicklich elektronisch erfasst, sodass alle User mittels Smartphone, Tablet oder Computer auf die Daten zugreifen können. Besteht Interesse, die Aufzeichnungen zu teilen, geht dies via Live-Streaming-App, PDF, in Evernote oder über einen Echtzeit-Browserlink. Das Board unterscheidet nicht zwischen geschriebenen und grafischen Inhalten. Somit stehen immer alle Daten sämtlichen berechtigten Personen zur Verfügung.

Wichtige Kaufhinweise für digitale Flipcharts und Whiteboards

Die Anschaffung eines digitalen Flipcharts bzw. Whiteboards sollte sich aufgrund zahlreicher Fakten gut überlegt werden. Obwohl keine spezifischen Stifte oder Blätter für den Einsatz benötigt werden, bedarf es ausreichend Platz für die Boards. Zudem muss sich in der Nähe jedes digitalen Whiteboards bzw. Flipcharts eine Steckdose befinden, da das Board ohne Stromzufuhr grundsätzlich nicht funktioniert. Falls eine Wandmontierung gewünscht ist, sollte nicht nur das Flipchart gekauft werden. Beim Kauf sollte darauf geachtet werden, dass passende Wandhalterungen entweder bereits vorhanden sind oder ergänzt werden. Außerdem sollte die Montage nur von Fachpersonal an geeigneten Wänden erfolgen.

Vor dem Kauf sollten zudem die räumlichen Möglichkeiten genau betrachtet werden. Das digitale Flipchart wie Whiteboard benötigen nicht nur Platz, sondern ebenso eine Stromzufuhr. Während das Whiteboard meist direkt an der Wand befestigt wird, lässt sich zwar das digitale Flipchart transportieren. Eine Stromzufuhr für beide Geräte muss jedoch immer vorhanden sein, da die Benutzung ohne Strom nicht möglich ist. Folglich benötigt jeder Raum eine Steckdose in Flipchart- bzw. Whiteboard-Nähe. Gegebenenfalls lässt sich das Flipchart bzw. Whiteboard mittels Verlängerungskabel mit Strom versorgen, sodass dieses am besten beim Kauf miterworben wird. Ergänzend sollte darauf geachtet werden, dass der Raum ausreichend Platz besitzt. Während sich die Dateien via Smartphone, Tablet oder Computer im Nachhinein abrufen lassen, müssen die Informationen zunächst auf den teils großen elektronischen Geräten erfasst werden. Die Raumgröße ist vor allem für das fix montierte Whiteboard ausschlaggebend, da es sonst entweder gar nicht angebracht oder nur schwierig benutzt werden kann.

Ebenso sollte sich gut überlegt werden, ob ein elektronisches Whiteboard den eigenen Zwecken entspricht oder ob lieber zum digitalen Flipchart gegriffen wird. Das Whiteboard bietet dieselben Funktionen wie das Flipchart, ist zugleich wesentlich größer. Wird es an einer Wand montiert, lässt es sich aber nicht für auswärtige Konferenzen oder Meetings mitnehmen. Das digitale Flipchart hingegen beinhaltet eine wesentlich kleinere Schreibfläche. Allerdings lässt es sich deutlich leichter transportieren und aufgrund des Standfußes beliebig hinstellen. Gleichzeitig lässt sich das Flipchart kippen und neigen, sodass mit der bevorzugten Schreibfläche verwendet werden kann.

Bezüglich Funktionen unterscheiden sich das digitale Flipchart und Whiteboard nicht sonderlich. Beide Ausführungen bieten einen Zugriff auf zahlreiche Funktionen wie eigene Apps, durch welche sich das Verteilen von wichtigen Informationen und Dateien deutlich leichter gestaltet. Jedoch ist der Preis beider Ausführung deutlich höher als jener eines Standardwhiteboards oder -flipcharts. Obwohl immer wieder neue Schreibstifte und im Fall eines Flipcharts Papierblöcke benötigt werden, kostet das digitale Flipchart bzw. Whiteboard in der Anschaffung viel Geld. Zusammen mit dem benötigten Strom müssen Interessenten an digitalen Flipcharts und Whiteboard Preise von mehreren Hundert bis Tausend Euro akzeptieren. Zugleich ist der Markt für die digitalen Schreibflächen noch relativ klein, wodurch ein Herstellervergleich zwar leichter durchgeführt werden kann. Ein tatsächliches Geldersparnis liegt dennoch nicht vor, da noch zu wenige Hersteller die Produktionen von digitalen Flipcharts und Whiteboards durchführen und somit kaum Preisunterschiede auftreten.

Digitale Flipcharts als praktische Alternative zur Standardversion

Digitales Whiteboard

Digitales Whiteboard

Gleich wie die Standardausführungen bieten digitale Flipcharts und Whiteboards die Chance, jederzeit wichtige Informationen, Gedanken oder Ideen festzuhalten. Aufgrund der integrierten Apps und Werkzeuge lassen sich die erfassten Inhalte schnell und einfach anderen Personen zugänglich machen, wodurch ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht wird. Ob sich die Anschaffung eines digitalen Flipcharts allerdings tatsächlich lohnt, hängt stark von der Benutzungsdauer ab. Aufgrund der Tatsache, dass elektronische Flipcharts und Whiteboards bereits in der Anschaffung wesentlich teuer sind als die Papierausführungen und zusätzlich noch an eine Stromzufuhr angewiesen sind, eignen sie sich eher weniger für Privatpersonen, welche selten mit ihnen arbeiten. Mittel- und Großunternehmen, welche jedoch häufig internationale Konferenzen und Meetings abhalten, profitieren stark von der Anwendungsvielfalt. Vor allem wenn Dateien nach der Erfassung bearbeitet und geteilt oder Live Streams erfolgen müssen, bietet sich die Anschaffung eines digitalen Flipcharts und Whiteboards an.

Im Gegenzug zu herkömmlichen Papiervarianten benötigt das digitale Flipchart keinen Papierblock, welcher laufend ersetzt werden muss. Sämtliche erfassten Aufzeichnungen lassen sich beim Gebrauch des Gerätes speichern und anschließend entweder einzeln, zusammengefasst mit mehreren Dateien oder gestückelt verarbeiten. Somit können mehrere Konferenzen, Meetings oder Unterrichtsstunden gesammelt, beliebig ergänzt und zur Verfügung gestellt werden. Im Gegensatz zu Standardversionen von Flipcharts und Whiteboards müssen die Inhalte folglich nicht eigenständig mitgeschrieben oder abfotografiert werden. Ebenso lassen sich die Inhalte mit Grafiken ergänzen, welches mit der Papierausführung teils sehr schwierig ist. Zudem besitzt das digitale Flipchart keine Grenzen bezüglich Seitenanzahl. Während ein herkömmlicher Papierblock eine gewisse Seitenzahl aufweist und das Standardwhiteboard lediglich eine einzige große Schreib- und Zeichenfläche bietet, kann die elektronische Ausführung beliebig viele Seiten aufweisen. Diese lassen sich nach dem Speichern der Daten einzeln löschen, ohne dass die restlichen Informationen verschwinden.

Wird nicht das befestigte Model erworben, kann vor allem das digitale Flipchart in unterschiedlichen Räumen und Situationen eingesetzt werden. Aufgrund des angebrachten Standfußes lässt sich das Flipchart beliebig verschieben. Für die Benutzung wird lediglich eine Steckdose benötigt, da das Board ohne Stromzufuhr nicht funktioniert. Alle Dateien, welche allerdings in der Cloud gespeichert sind, sind auch ohne eine aktive Verwendung des digitalen Flipcharts bzw. Whiteboards zugänglich. Dadurch lassen sich Dateien zu einem beliebigen Zeitpunkt aufrufen, wodurch berechtigte Personen selbst nach einer Konferenz oder einem Meeting stets Zugriff auf die wichtigen Informationen bekommen.